Voorraadbeheer

Het is een kwestie van balanceren. Niet te veel voorraad, om de kosten niet te hoog te laten oplopen. Niet te weinig voorraad, om de klant niet teleur te stellen als hij iets nodig heeft. Voorraadbeheer zorgt voor een goed evenwicht. Met voorraadbeheer houd je de voorraad optimaal tegen zo laag mogelijke kosten, maar wel zo dat het grootst mogelijke percentage orders (optimale servicegraad) uitgeleverd kan worden.
Om goed te starten met voorraadbeheer is het belangrijk dat je weet wat je in huis hebt en daar structuur in aan te brengen. Een structuur die iedereen begrijpt die direct of indirect met voorraad werkt. Verstandig is om te bepalen welke producten altijd op voorraad moeten zijn en welke producten een wat mindere prioriteit hebben. Op basis van je eigen inschatting kun je bepalen voor welke producten er bijvoorbeeld een veiligheidsvoorraad moet worden aangehouden.

Een voorraadbeheermethode die bij je past
Een voorraadbeheermethode kan je helpen om je voorraadbeheer efficiënt te houden. Zorg dat het voor iedereen binnen je onderneming duidelijk is welke methode je toepast. Veel gebruikte methoden zijn JiT (Just in Time), FIFO (first in first out) en LIFO (last in first out).
Om je voorraden op peil te houden is het belangrijk dat je kunt vertrouwen op je toeleveranciers. Wees kritisch bij het kiezen en contracteren van toeleverancier en houd ze aan de afspraken.
Je voorraadbeheer is op veel manieren verweven met andere afdelingen binnen je bedrijf.

Daarom moet een voorraadbeheersysteem naadloos aansluiten op je bedrijfsprocessen en afdelingen. Om de inkoop goed af te stemmen op de verkoop is het van belang dat je precies weet hoeveel producten er binnen je onderneming rondgaan. Zorg ervoor dat je de
administratie op orde hebt, zodat je nooit teveel of te weinig bestelt. Bedenk welke toegevoegde waarde ict kan bieden (automatisering, overnemen repeterende taken). Een Warehouse Management System (WMS) zoals die bij supermarkten wordt toegepast kan bijvoorbeeld veel voordelen opleveren voor de administratie van je voorraad.

Balansen
Hoe goed iedereen de regels ook volgt en de administratie bijhoudt, het is toch slim om regelmatig in de gaten te houden of de voorraad overeen komt met wat er volgens de administratie aanwezig moet zijn. Hoe regelmatig je dit doet is afhankelijk van het type bedrijf dat je runt. Vergis je niet in de hoeveelheid tijd en mankracht die dit ‘balansen’ kost. Het vergt grote nauwkeurigheid om de aanwezig voorraad goed in kaart te brengen. Het precies waarderen van je voorraad ben je voor de belastingdienst overigens niet verplicht. Er wordt wel van je verwacht dat je een goede schatting maakt van de waarde van je voorraad.

Voorraadbeheer-software
Met goede voorraadbeheer-software heb je helder overzicht over je goederenstromen en je voorraad. Daarnaast heb je direct inzicht in de processen rond inkoop en verkoop. Alle informatie staat bij elkaar in dezelfde database dankzij een integratie met je ERP-systeem. Zo hebben alle betrokken medewerkers altijd en overal toegang tot de data die ze nodig hebben.
Staat je voorraad op verschillende locaties? Heb je tientallen leveranciers? Passeren je goederen meerdere grenzen? Geen probleem: voorraadbeheer-software zorgt ervoor dat al die informatie op één centrale plek staat.

Met de juiste voorraadbeheer-software kun je:

• Meerdere magazijnen beheren
• Het complete orderproces managen
• Inzicht krijgen in de omloopsnelheid van je voorraad
• Integreren met je boekhouding
• Business intelligence toepassen
• Werken in de cloud
• Koppelen met je ERP en CRM
• Inzicht krijgen in het juiste bestelmoment en de juiste bestelhoeveelheid
• Een waarschuwing krijgen als de minimumvoorraad in beeld komt

En nog veel meer.
Goed voorraadbeheer? Blije klanten!
Met de juiste hoeveelheid voorraad en het beheer daarvan zorg je voor tevreden klanten. Je hoeft nooit meer ‘nee’ te verkopen, want je voorraad is altijd up-to-date. Tevreden klanten zijn nog altijd de beste promotie voor je bedrijf.