Ontdek de mogelijkheden van DMS software voor jouw organisatie!
In een wereld waar informatie steeds sneller stroomt, is goed documentbeheer essentieel. Bedrijven willen snel documenten vinden, veilig samenwerken en voldoen aan wet- en regelgeving. Daar komt DMS software om de hoek kijken.
DMS staat voor Document Management System. Het is software die organisaties helpt bij het digitaal beheren, opslaan, delen en beveiligen van documenten. Van HR-formulieren tot contracten en van projectdossiers tot klantcommunicatie: met een goed DMS houd je grip op je documenten en processen.
Wat doet DMS software precies?
Een goed Document Management Systeem automatiseert het beheer van documenten. Of je nu werkt in een MKB-bedrijf, zorginstelling of projectorganisatie: een DMS helpt je tijd te besparen en fouten te voorkomen. Dit zijn enkele kernfuncties:
- Centrale opslag
Documenten veilig en overzichtelijk op een plek - Toegangsbeheer
Rechten instellen per persoon of team
- Versiebeheer documenten
Altijd werken met de juiste en nieuwste versie
- Slimme zoekfunctie
Snel vinden via trefwoorden of metadata - Slimme integraties
Naadloze koppeling met e-mail, CRM of ERP
- Compliance
Naleving van AVG en andere regelgeving
Documentbeheer met Zoho WorkDrive
Een populaire oplossing binnen het MKB is Zoho WorkDrive, onderdeel van de bredere Zoho-softwareomgeving. Omdat WorkDrive deel uitmaakt van Zoho People en andere Zoho-apps, heb je als organisatie één geïntegreerde omgeving voor al je documenten én processen. WorkDrive is meer dan alleen een opslagplek:
- Eenvoudige samenwerking
Werk eenvoudig samen in teams aan documenten en mappen - Veilige cloudopslag
Bestanden zijn veilig opgeslagen en altijd bereikbaar
- Complete workflow
Koppel met Zoho CRM, Projects of HRM voor efficiëntie - Toegangscontrole
Rechten en toegang zijn per map of bestand te beheren
Maatwerk met de Mobile XL portal
Naast standaard DMS-oplossingen bieden sommige bedrijven gespecialiseerde portals. Zo heeft Mobile XL een documentportaal ontwikkeld dat naadloos aansluit op HR-, contract- of projectbeheer. De kracht van Mobile XL zit in de flexibiliteit: de portal wordt aangepast aan jouw werkproces, in plaats van andersom. Met deze portal kun je onder andere:
- Dossiers koppelen
Koppel HR-documenten direct aan personeelsdossiers - Processen automatiseren
Versnel goedkeuring en ondertekening met workflows
- Documenten uploaden
Documenten uploaden en volgen via workflows - Systemen integreren
Koppel moeiteloos met systemen zoals AFAS of Exact
Welk DMS past bij jouw organisatie?
Of je nu kiest voor een standaardoplossing zoals Zoho WorkDrive of een op maat gemaakte omgeving zoals de Mobile XL portal, hangt af van je processen, schaal en integratiewensen.
- Zoho WorkDrive
Dit is ideaal als je al werkt met Zoho-tools of snel aan de slag wilt met een gebruiks-vriendelijke oplossing
- Mobile XL
Dit biedt juist waarde als je unieke werkprocessen hebt of bestaande systemen wilt koppelen aan een centrale portal