De specialist voor op maat gemaakte standaard oplossingen.

Out of office: Wat moet HR regelen, hoe informeer je personeel op tijd en wat kunnen medewerkers doen om het soepel te laten verlopen.

De zomermaanden komen eraan. Voor veel medewerkers is dit hét moment om vakantie op te nemen. Voor HR en leidinggevenden betekent het de start van een periode waarin er veel geregeld moet worden. Denk aan het verwerken van verlofaanvragen, het bewaken van de bezetting en het informeren van het team. Een goede voorbereiding voorkomt last minute stress en zorgt ervoor dat iedereen met een gerust hart op vakantie kan.

In deze blog lees je wat HR en managers vooraf moeten regelen, waar medewerkers rekening mee moeten houden en hoe je samen zorgt voor een goed georganiseerde zomerperiode.

Wat moet HR en management regelen voor de vakantieperiode

1. Inventariseer de vakantieplanning tijdig
Start vroeg met het verzamelen van verlofverzoeken. Vraag teams om vóór een bepaalde datum hun vakantieplannen door te geven zodat je overzicht houdt en tijdig kunt inspelen op eventuele knelpunten.

2. Zorg voor een actueel overzicht van de bezetting
Wie is wanneer afwezig en wie is verantwoordelijk voor de vervanging? Breng dit duidelijk in kaart per afdeling. Dit voorkomt verrassingen op het moment dat iemand echt met verlof is.

3. Verwerk de verlofaanvragen correct in het systeem
Controleer of alle aanvragen administratief juist zijn verwerkt. Houd ook rekening met wettelijke regels rondom vakantiedagen en collectieve sluitingsdagen.

4. Communiceer duidelijk naar het team
Informeer medewerkers op tijd over de afspraken rondom vakanties. Denk aan deadlines voor aanvragen, maximale afwezigheid per team en hoe overdrachten geregeld moeten worden.

5. Check de bereikbaarheid per afdeling
Is er altijd iemand bereikbaar voor klanten of partners? Zorg voor een planning waarin duidelijk is wie het aanspreekpunt is tijdens de afwezigheid van collega’s.

Waar moeten medewerkers rekening mee houden

1. Vraag je verlof op tijd aan
Wacht niet tot het laatste moment. Hoe eerder je je vakantie aanvraagt, hoe groter de kans dat het goed in te passen is binnen de planning van jouw team.

2. Draag je werk goed over
Laat geen losse eindjes achter. Maak een overdrachtsdocument waarin je lopende taken beschrijft, deadlines benoemt en contactpersonen vermeldt. Dit helpt collega’s en voorkomt vertraging.

3. Stel je out of office in met alle nodige informatie
Geef duidelijk aan wanneer je afwezig bent, of je bereikbaar bent in noodgevallen en wie je vervangt. Zo zorg je dat mensen niet blijven wachten op een antwoord dat niet komt.

4. Informeer relevante collega’s en externen
Werk je met klanten of partners, laat hen dan weten dat je met vakantie gaat en wie hen eventueel kan helpen in jouw afwezigheid. Dit voorkomt misverstanden en zorgt voor continuïteit.

5. Laat je werkplek en inbox opgeruimd achter
Een schone start na je vakantie begint met een opgeruimde afsluiting. Zorg dat je inbox overzichtelijk is, je documenten goed opgeslagen zijn en je collega’s makkelijk kunnen vinden wat ze nodig hebben.

Wat zijn de voordelen van goede vakantievoorbereiding

• Minder werkdruk voor collega’s tijdens de afwezigheid van teamleden
• Geen onderbrekingen in klantcontact of projectvoortgang
• Minder stress bij terugkomst van vakantie
• Meer rust voor medewerkers die écht kunnen loskoppelen
• Een professionelere uitstraling naar buiten toe

Tot slot

De vakantietijd hoeft geen chaos te betekenen. Door als HR en management helder te communiceren en medewerkers goed te betrekken bij de planning en overdracht, voorkom je problemen en werk je samen aan een ontspannen zomer voor iedereen.

Maak van de out of office geen zorgmoment maar een logisch onderdeel van je jaarplanning.