Zoho People biedt uitgebreide analysemogelijkheden waarmee organisaties waardevolle inzichten kunnen verkrijgen uit hun HR-gegevens. De rapportage- en analysetools helpen bij het volgen van trends, het beoordelen van prestaties en het verbeteren van de besluitvorming.
Analytics
Om alle rapporten onder Analytics te bekijken, klik op Rapporten in de linkerbenedenhoek van je scherm en ga naar het tabblad Analytics.
Er zijn uitgebreide rapportage opties in iedere module. Zo kun je een rapport uitdraaien voor de aanwezigheid van je personeel en de bijbehorende urenstaat. Je kan rapporten op maat genereren met de handige filteropties!
De integratie van Zoho People met Zoho Analytics, stelt je in staat om rapporten aan te passen op jouw specifieke behoeften.
Belangrijke aandachtspunten voor Analytics in Zoho People
- Dagelijkse gegevenssynchronisatie is niet mogelijk voor de aanwezigheidsservice in Zoho People.
- Configuratie van de betaalperiode is verplicht om aanwezigheidsrapporten te genereren.
- Synchronisatie van aanwezigheidsgegevens vindt pas plaats na het einde van de geconfigureerde betaalperiode. Hierdoor kunnen rapporten pas aan het einde van de betaalperiode worden gegenereerd.
- Voor medewerkers met niet-overeenkomende betaalperiodes vindt de synchronisatie van aanwezigheidsgegevens plaats aan het einde van elke maand.
Hoe moet je een rapport genereren?
Als je de onderstaande stappen volgt, geneer je een rapport in Zoho Analytics:
- Volg de onderstaande stappen om een rapport te genereren:
- Ga vanaf je startpagina naar Analytics > Rapport maken.
- Voer de rapportnaam in.
- Selecteer onder Rapporttype de optie Grafiek of Samenvatting.
- Kies onder Rapport gebaseerd op het juiste formulier.
- Klik op Maken.
- Sleep de gewenste velden naar de X-as en Y-as.
- Sleep een kolom naar Kleur om de grafiek verder te categoriseren met verschillende kleuren per gegevensreeks.
Hoe moet je een rapport bewerken?
Voor het bewerken van een rapport dat je hebt aangemaakt, volg je de volgende stappen
- Van de homepage ga je naar: Reports > Analytics
- Open het rapport dat je wil bewerken
- Klik op bewerken in de rechter kolom
- Voer de bewerkingen uit die je wil uitvoeren
- Klik op opslaan.
Hoe verwijder je een rapport?
- Ga naar Reports > Analytics
- Sleecteer het rapport dat je wilt verwijderen
- Klik op het prullenbak icoontje om te verwijderen.
Een rapport delen met anderen
Als je een rapport hebt aangemaakt in Zoho analytics is het delen van de rapportage vrij eenvoudig. Zeker met mensen die remote werken of als je snel iets moet delen vanuit een teamspace.
- Ga naar Reports > Analytics
- Selecteer het rapport dat je wilt bewerken
- klik op het icoon naast de ‘gemaakt door’ property
- Op deze pagina, onder Delen met, gebruik je de zoekfunctie om de gebruiker te vinden in lijsten zoals Gebruikers, Afdelingen, Rollen en Locatie.
Rapportplanner
Als je rapporten hebt aangemaakt in Analytics, kun je deze periodiek naar iemand verzenden met behulp van de Rapportplanner. Met de Rapportplanner kun je een workflow creëren waarin je de ontvangers selecteert. De juiste rapporten kunnen aan deze workflow worden gekoppeld en periodiek per e-mail worden verzonden (wekelijks, maandelijks, etc.) op het door jou gewenste tijdstip.
Een rapport exporteren
- Ga vanuit je startpagina naar Analytics
- Klik op het rapport dat je wilt exporteren
- Klik op ‘Exporteren’ in de rechterbovenhoek van het rapport
- Kies het gewenste formaat uit de lijst (CSV, Excel, PDF, Afbeelding, HTML)
- Klik op Exporteren om het proces te voltooien
Analytics eigenaar – eigendom wijzigen
Belangrijke punten over eigendomsoverdracht in People Analytics
- Degene die het eerste rapport aanmaakt, wordt automatisch de Analytics eigenaar. Alleen de eigenaar heeft toegang tot aggregatieformules bij het maken van rapporten.
- Als de superbeheerder niet de Analytics eigenaar is, kan deze het eigendom overnemen. Eigendom kan niet worden toegewezen aan iemand anders, omdat hiervoor de authenticatie van de huidige eigenaar nodig is. De optie om eigendom over te nemen wordt alleen weergegeven voor superbeheerders die dit nog niet hebben gedaan.
- De rol, status en inlogstatus van de Analytics eigenaar kunnen niet worden gewijzigd. De eigenaar kan ook niet worden omgezet naar een werknemersprofiel.
- Als de Analytics eigenaar de organisatie verlaat of als de Analytics service voor deze persoon wordt uitgeschakeld, is de rapportagegegevens in Zoho Analytics niet langer toegankelijk. Ook vindt er geen gegevenssynchronisatie meer plaats. Daarom is het belangrijk om het eigendom over te dragen voordat de eigenaar vertrekt.
- Om het eigendom over te dragen, moet de Analytics eigenaar contact opnemen met de superbeheerder. Alleen de superbeheerder kan de eigendomsoverdracht uitvoeren.
Eigendom van de Analytics-eigenaar wijzigen
- Ga naar Analytics
- Klik op het ellipsis-icoon (drie puntjes)
- Klik op Analytics-eigenaar wijzigen
Het proces om de Analytics-eigenaar te wijzigen wordt gestart en de superbeheerder ontvangt een e-mail met een succes- of foutmelding.
Aggregatieformules
Aggregatieformules gebruiken functies zoals SUM en AVG in berekeningen. De resultaten worden niet als extra kolommen aan de basistabel toegevoegd, maar zijn gekoppeld aan de tabel waarop ze zijn aangemaakt. Ze kunnen worden gebruikt bij het maken van rapporten zoals grafieken, draaitabellen en samenvattingsweergaven, net als andere tabelkolommen.