Alle personeelsdossiers centraal geregeld, zodat jouw HR-team beter kan werken
Zonder een centraal HR-platform loop je als HR-manager het risico op foutgevoelige administratie, gebrekkig overzicht en mogelijke AVG-overtredingen. Wat je nodig hebt, is een centrale plek waar alle personeelsinformatie veilig, volledig en AVG-proof wordt opgeslagen. Het antwoord? Een digitaal personeelsdossier.
Online personeelsdossiers
Met een online personeelsdossier heb je alle belangrijke gegevens en documenten van je medewerkers digitaal, centraal en veilig opgeslagen. Denk bijvoorbeeld aan contracten, beoordelingsgesprekken, loonmutaties en opleidingscertificaten. Doordat alles op een centrale plek staat, is het eenvoudig terug te vinden en overzichtelijk georganiseerd. Dat bespaart je kostbare tijd aan onnodig zoeken.
Automatisch AVG-proof
Met een digitaal personeelsdossier voldoe je eenvoudig aan de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Persoonsgegevens worden veilig opgeslagen en zijn alleen toegankelijk voor bevoegde personen dankzij rolgebaseerde toegangsrechten. Daarnaast zorgt het systeem voor uitgebreide logging en audit-trails, waardoor je altijd precies kunt zien wie welke gegevens heeft ingezien of gewijzigd.
Minder administratie
Online HR-platformen helpen je om handmatig werk te verminderen. Nieuwe documenten, zoals contracten, beoordelingsverslagen of loonwijzigingen, worden automatisch gekoppeld aan het juiste personeelsdossier. Daarnaast ontvang je automatisch herinneringen bij aflopende contracten, ontbrekende documenten of verplichte acties. Je hoeft zelf geen handmatige lijsten of overzichten meer bij te houden.
Makkelijk opschalen
Een online personeelsdossier groeit eenvoudig met je organisatie mee, ongeacht de omvang of fase van je bedrijf. Komt er een nieuwe medewerker bij? Binnen een paar klikken voeg je die toe aan het systeem. Alles wordt direct centraal opgeslagen en gekoppeld aan het juiste dossier, zodat je vanaf dag een overzicht en structuur hebt.
Cloudbased gemak
Digitale personeelsdossiers in moderne HR-platformen maken gebruik van de cloud. Daardoor heb je altijd en overal toegang tot alle personeelsgegevens, veilig en up-to-date. Of je nu op kantoor bent, thuiswerkt of onderweg iets wilt opzoeken, je hebt altijd direct inzicht in de informatie die je nodig hebt.
Veelgestelde vragen
- Wat is een digitaal personeelsdossier?
Een digitaal personeelsdossier is een centrale, veilige opslagplaats voor alle belangrijke gegevens en documenten van je medewerkers, zoals contracten, beoordelingen en looninformatie.
- Is een digitaal personeelsdossier AVG-proof?
Ja, mits het systeem goed is ingericht. Denk aan toegangsbeheer op basis van rollen, veilige opslag in de cloud en automatische logging van wie wat bekijkt of wijzigt.
- Wie heeft toegang tot het personeelsdossier?
Alleen bevoegde personen. Je stelt zelf in wie wat mag zien of bewerken.
- Wat als een medewerker uit dienst gaat?
Je kunt dossiers archiveren of verwijderen volgens de wettelijke bewaartermijnen. Het systeem helpt je herinneren aan deze termijnen en bewaart gegevens veilig zolang dat nodig is.
- Welke software ondersteunt personeelsdossiers?
Diverse HR-platformen zoals Zoho People, AFAS, Nmbrs en Personio bieden betrouwbare digitale personeelsdossiers. Wij begeleiden je graag bij de implementatie en zorgen dat alles soepel verloopt, zodat jouw HR-team direct efficiënt kan werken.