Het accorderen van contracten en opdrachten is een cruciaal onderdeel van de samenwerking met je klanten. Toch verloopt dit proces in veel organisaties nog omslachtig. Een contract gaat als PDF heen en weer via e-mail, de klant moet het uitprinten en ondertekenen, en vervolgens wordt het weer teruggestuurd. Ondertussen wachten je verkoopteam en projectmanagers op bevestiging, waardoor de start van projecten vertraging oploopt.
Met het Mobile XL klantportaal voor online contracten en opdrachten accorderen wordt dit proces volledig digitaal en overzichtelijk. Klanten kunnen documenten online accorderen vanuit hun eigen beveiligde portaalomgeving, zonder gedoe met printen of scannen. Het resultaat is sneller schakelen, minder fouten en een moderne klantervaring.
Waarom contracten en opdrachten online accorderen?
Papieren of losse digitale handtekeningen brengen risico’s en vertraging met zich mee. Denk aan:
- Verlies van documenten in e-mailstromen
- Onzekerheid over welke versie van een contract de juiste is
- Vertraging in projectstart of levering
- Dubbel werk voor de administratie die achteraf moet controleren
Door te kiezen voor online accorderen in je klantportaal:
- staan contracten en opdrachten altijd centraal opgeslagen
- accordeert de klant via een beveiligde digitale handtekening
- wordt elk akkoord automatisch gelogd en gekoppeld aan het klantdossier
- voorkom je dubbel werk en discussie achteraf
Online accorderen is bovendien eenvoudig te combineren met documenten beschikbaar stellen, werkbonnen digitaal ondertekenen en facturen inzien. Zo bouw je een volledig digitale workflow.
Hoe werkt het accorderen in het Mobile XL klantportaal?
Het proces is simpel en intuïtief. Jij of je medewerker uploadt het document in het klantportaal en wijst de juiste contactpersoon toe. De klant krijgt automatisch een melding dat er een document klaarstaat. Na inloggen kan de klant het document bekijken en met één klik accorderen.
Elke stap wordt vastgelegd in een audit trail. Dit betekent dat je altijd inzicht hebt in wie wanneer akkoord heeft gegeven. Daarnaast kan je organisatie instellen dat meldingen automatisch worden doorgestuurd naar verkoop, administratie of projectmanagement, zodat iedereen meteen kan handelen.
Use cases: wie profiteert ervan?
Salesafdeling
Verkopers hoeven niet meer te wachten op een handtekening via de post of e-mail. Zodra een klant digitaal accordeert, kan de order direct worden verwerkt en kan een project of levering starten. Dit verkort de doorlooptijd en verhoogt de slagkracht van het verkoopteam.
Administratie
De administratie heeft direct een geaccordeerd contract in handen. Dit kan automatisch worden gekoppeld aan facturatie of processen verbeteren. Minder handmatige controles en minder kans op fouten.
Klant
Voor de klant betekent online accorderen gemak. Geen papieren rompslomp, maar eenvoudig online tekenen, ook via smartphone of tablet. Dat scheelt tijd en laat zien dat jouw organisatie professioneel en modern werkt.
Projectmanagement
Bij samenwerken in projecten is snelheid cruciaal. Zodra een klant digitaal akkoord geeft, kan een projectteam zonder vertraging starten met de uitvoering.
Voordelen van online accorderen
Sneller schakelen
Een contract accorderen duurt geen dagen meer, maar slechts enkele minuten.
Efficiënter werken
Alle documenten en goedkeuringen staan centraal opgeslagen en gekoppeld aan klantdossiers.
Veiligheid en compliance
Digitale accorderingen voldoen aan de Europese eIDAS-richtlijnen. Alle stappen worden gelogd en zijn volledig AVG-proof.
Betere klantbeleving
Klanten ervaren minder gedoe en meer duidelijkheid. Dit draagt bij aan vertrouwen en helpt je klanttevredenheid verhogen.
Naadloze integratie
Het klantportaal integreert met CRM-, ERP- en andere systemen. Daardoor worden contracten direct gekoppeld aan vervolgprocessen zoals facturatie of serviceafspraken, inclusief SLA’s zichtbaar maken.
Start vandaag nog met online accorderen
Wil je tijd besparen, processen stroomlijnen en klanten een moderne ervaring bieden? Met het Mobile XL klantportaal accordeer je contracten en opdrachten volledig online. Combineer deze functionaliteit met werkbonnen digitaal ondertekenen, facturen inzien en supportvragen beantwoorden voor een complete digitale workflow.
Het accorderen van contracten of opdrachten kost vaak veel tijd wanneer dit via e-mail of papieren documenten verloopt. Handtekeningen lopen vertraging op, bestanden raken zoek en de administratie moet achteraf corrigeren. Met het Mobile XL klantportaal voor online contracten en opdrachten accorderen verlopen goedkeuringen snel, foutloos en volledig digitaal.
inzien voor een complete digitale workflow.
- Waarom contracten en opdrachten online accorderen via een klantportaal?
Online accorderen voorkomt vertraging, fouten en dubbele administratie. Klanten ondertekenen veilig en digitaal, terwijl contracten centraal opgeslagen en gekoppeld zijn aan klantdossiers. Dit versnelt processen en verhoogt de professionaliteit van je organisatie.
- Hoe werkt online accorderen in het Mobile XL klantportaal?
Je uploadt een contract of opdracht en wijst de juiste contactpersoon toe. De klant krijgt een melding, logt in en accordeert digitaal via een beveiligde handtekening. Alle stappen worden vastgelegd in een audit trail en direct gekoppeld aan het klantdossier.
- Is digitaal accorderen veilig en rechtsgeldig?
Ja. Digitale handtekeningen in het Mobile XL klantportaal voldoen aan de Europese eIDAS-richtlijnen en zijn AVG-proof. Elke stap wordt gelogd, waardoor je altijd inzicht hebt in wie wanneer akkoord heeft gegeven.
- Wat levert online accorderen mijn organisatie op?
Je verkort doorlooptijden, voorkomt fouten door dubbele versies en bespaart tijd in de administratie. Sales en projectteams kunnen sneller starten, klanten ervaren meer gemak en alle documenten zijn overzichtelijk en veilig opgeslagen.
- Kan online accorderen gekoppeld worden aan andere processen?
Ja. Contracten en opdrachten zijn direct te combineren met werkbonnen digitaal ondertekenen, facturen inzien en SLA’s zichtbaar maken. Zo ontstaat een volledige digitale workflow die verkoop, administratie en projectmanagement ondersteunt.
- Voor wie is online accorderen interessant?
Iedere organisatie die werkt met contracten of opdrachten profiteert. Sales versnelt de orderverwerking, administratie heeft direct geaccordeerde documenten beschikbaar, projectmanagement kan zonder vertraging starten en klanten ervaren gemak en transparantie.
