Het beheren van personeelsdocumenten wordt steeds complexer. Van contracten en beoordelingsformulieren tot medische documenten en verzuimgegevens, alles moet niet alleen goed georganiseerd zijn maar ook voldoen aan de privacywetgeving. Een digitaal personeelsdossier biedt hierin een doordachte oplossing. Het is veilig, overzichtelijk en volledig in lijn met de vereisten van de AVG.
Waarom kiezen voor een digitaal personeelsdossier
Met een digitaal dossier staan alle personeelsgegevens op één centrale en veilige plek. Geen losse papieren of verspreide e-mails meer, maar één overzichtelijke omgeving waarin je:
- Arbeidscontracten, diploma’s en gespreksverslagen bewaart
- Verzuim en medische documenten afschermt voor onbevoegden
- Medewerkers zelf inzage geeft in hun documenten
- Snel zoekt, filtert en documenten structureert
Een goed ingericht digitaal personeelsdossier maakt het HR werk efficiënter en betrouwbaarder.
Altijd inzicht voor medewerkers en bescherming van vertrouwelijke informatie
Een voordeel van een online personeelsdossier is dat medewerkers altijd en overal toegang hebben tot hun eigen documenten. Denk aan:
- Arbeidsovereenkomsten
- Salarisafspraken
- Opleidingsverzoeken
- Werkgeversverklaringen
Tegelijkertijd bepaal jij als werkgever wie binnen de organisatie toegang krijgt tot specifieke documenten. Met rolgebaseerde toegang ziet een teamleider bijvoorbeeld alleen de dossiers van zijn eigen medewerkers. Vertrouwelijke medische of financiële informatie blijft afgeschermd voor anderen.
Documentbeheer dat voldoet aan de AVG
De AVG stelt duidelijke eisen aan het gebruik en de beveiliging van persoonsgegevens. Een digitaal personeelsdossier helpt je om hieraan te voldoen door middel van:
- Automatische bewaartermijnen die zorgen voor tijdige verwijdering of archivering
- Versleutelde opslag op Europese servers
- Mogelijkheid tot digitale ondertekening, gekoppeld aan het juiste dossier
- Een logboek waarin zichtbaar is wie welke documenten heeft geopend of gewijzigd
Zo beperk je risico’s op fouten, datalekken en juridische problemen.
Digitale ondertekening in het personeelsproces
Heb je een contract of beleidsdocument gereed? Dan kun je dit direct digitaal laten ondertekenen. De ondertekende versie wordt automatisch opgeslagen in het personeelsdossier. Er is geen papierwerk of handmatig proces meer nodig. Dit bespaart tijd en verhoogt de betrouwbaarheid van je administratie.
Eenvoudige opslag en een logische structuur
Een modern digitaal personeelsdossier biedt een duidelijke structuur. Je kunt documenten eenvoudig uploaden, ordenen en terugvinden. Veelgebruikte indelingen zijn gebaseerd op:
- Soort document zoals contract, beoordeling of diploma
- Tijdvak waarin het document is aangemaakt
- Afdeling of functiegroep binnen de organisatie
Dit zorgt voor overzicht, zowel voor HR als voor medewerkers die hun eigen gegevens inzien.
Meer dan gemak alleen
Een digitaal personeelsdossier draait niet alleen om gebruiksgemak. Het gaat om veiligheid, toegangscontrole en juridische zekerheid. Het resultaat is een HR administratie die:
- Transparanter en toegankelijker is voor medewerkers
- Minder tijd kost om te beheren
- Voldoet aan de AVG en beschermt tegen risico’s
- Bijdraagt aan een professionele en betrouwbare organisatiecultuur
Klaar om je personeelsdossiers te digitaliseren op een manier die werkt en voldoet aan de wetgeving
Laat je adviseren over de juiste oplossing voor jouw organisatie