Ontdek hoe Status jouw organisatie helpt met Zoho Desk

Met de functie Status in Zoho Desk bepaal je precies hoe tickets zich door het serviceproces bewegen. Je kunt eigen statussen aanmaken, per afdeling instellen welke fases relevant zijn en zo meer grip krijgen op de voortgang van klantverzoeken. Dit zorgt voor transparantie, voorspelbaarheid en een beter overzicht van openstaande taken.

Samenwerkingen waar wij trots op zijn

Wat is Status in Zoho Desk

Statussen in Zoho Desk geven de levenscyclus van een ticket weer, van aanmaak tot afronding. Standaard bevat Zoho Desk statussen als ‘Open’, ‘In behandeling’ en ‘Gesloten’, maar je kunt ze uitbreiden met eigen definities die passen bij jouw processen. Denk aan statussen zoals ‘Wachten op klant’, ‘Intern onderzoek’ of ‘Opgelost’.

Door statussen op maat te maken, creëer je een workflow die beter aansluit bij je organisatie. Teams weten precies in welke fase een ticket zich bevindt en wat de volgende stap is, terwijl klanten via het portaal inzicht houden in de voortgang van hun verzoek.

Hoe Status werkt

In het instellingenmenu van Zoho Desk kun je onder Customization → Status per afdeling of tickettype statussen configureren. Je kunt nieuwe statussen toevoegen, bestaande aanpassen en kleuren toewijzen voor visuele herkenning.

Elke status kan worden gekoppeld aan specifieke automatiseringen, meldingen of escalaties. Zo kun je bijvoorbeeld instellen dat wanneer een ticket de status ‘Wachten op klant’ krijgt, er automatisch een herinneringsmail wordt gestuurd na een bepaalde periode.

Ook kun je rapporten genereren op basis van ticketstatussen, zodat je inzicht krijgt in bottlenecks of vertragingen binnen het proces. Dit maakt het eenvoudiger om prestaties te meten en processen te verbeteren.

Belangrijkste voordelen

• Je definieert statussen die passen bij jouw serviceproces.
• Je houdt overzicht over de voortgang van elk ticket.
• Je verhoogt transparantie voor klanten en medewerkers.
• Je automatiseert acties op basis van statusveranderingen.
• Je identificeert knelpunten met statusrapportages.
• Je verbetert samenwerking tussen teams door duidelijke fasering.

Wanneer gebruiken

De functie Status is ideaal voor organisaties die hun ticketbeheer willen verfijnen en de voortgang beter willen monitoren. Vooral bij complexe supportprocessen met meerdere afdelingen of goedkeuringen biedt dit meer controle en overzicht.

Gebruik aangepaste statussen om workflows af te stemmen op je bedrijfsprocessen en klanten beter te informeren over de status van hun aanvraag. Zo verbeter je niet alleen de efficiëntie, maar ook de klantervaring.

• Wat is de functie Status in Zoho Desk?

  Status geeft aan in welke fase een ticket zich bevindt binnen het serviceproces, van aanmaak tot afronding.

• Kan ik eigen statussen toevoegen?

  Ja. Je kunt zoveel aangepaste statussen aanmaken als nodig om het proces af te stemmen op jouw organisatie.

• Kunnen statussen automatiseringen activeren?

  Ja. Elke statusverandering kan meldingen, escalaties of workflows activeren.

• Zijn statussen zichtbaar voor klanten?

  Ja. Klanten kunnen via het portaal de actuele status van hun ticket volgen.

• Hoe helpen statussen bij rapportage?

  Ze maken inzichtelijk waar tickets zich ophopen of vertragen, wat helpt bij procesoptimalisatie.