Personeelsgegevens zijn gevoelige gegevens. Denk aan contracten, loonmutaties, medische documenten, beoordelingen en diploma’s. Toch worden deze vaak nog opgeslagen in Excel-bestanden, lokale mappen of onveilige e-mailbijlagen.
Een digitaal personeelsdossier biedt hier een professionele oplossing voor. Alles staat centraal opgeslagen in een beveiligde HR-omgeving, waar alleen bevoegden toegang hebben.
In deze blog lees je wat een digitaal personeelsdossier inhoudt, waarom het essentieel is voor privacy en compliance, en hoe je met een goed ingericht systeem voldoet aan de AVG én ISO 27001.
Wat is een digitaal personeelsdossier
Een digitaal personeelsdossier is een centrale, beveiligde omgeving waarin je alle personeelsgegevens verzamelt en beheert. Denk aan:
- Arbeidsovereenkomsten en contractverlengingen
- Diploma’s, certificaten en VOG’s
- Salarismutaties en loonafspraken
- Beoordelingsformulieren en ontwikkelgesprekken
- Verzuimdossiers en medische verklaringen
Alles wordt centraal opgeslagen, automatisch gestructureerd en is direct terug te vinden via slimme zoekfuncties.
Medewerkers kunnen via hun portaal zelf documenten inzien of uploaden. HR beheert de structuur en bepaalt wie wat mag zien.
Waarom rechten- en rollenstructuur essentieel is
Niet iedereen hoeft alles te kunnen zien. In een goed ingericht HR-systeem stel je in wie toegang heeft tot welke documenten. Zo kan:
- De manager wel beoordelingsformulieren inzien, maar geen loonafspraken
- De medewerker zijn eigen contracten bekijken, maar niet die van collega’s
- HR volledige toegang krijgen tot het complete dossier
Daarnaast wordt elke handeling gelogd. Wie een bestand opent, wijzigt of verwijdert, wordt vastgelegd in het auditlogboek. Dit is belangrijk voor transparantie én bij eventuele controles door de Autoriteit Persoonsgegevens.
Hoe voldoe je aan de AVG met een digitaal dossier
De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) stelt duidelijke eisen aan het verwerken van persoonsgegevens. Met een digitaal personeelsdossier in een goed HRM-systeem voldoe je aan belangrijke principes:
- Alleen noodzakelijke gegevens worden opgeslagen
- Toegang is beperkt tot geautoriseerde gebruikers
- Alle wijzigingen en inzages worden gelogd
- Medewerkers hebben recht op inzage en correctie
- Verwijdertermijnen zijn instelbaar volgens wetgeving
Door te digitaliseren minimaliseer je het risico op datalekken en verlies van vertrouwelijke informatie.
Wat is ISO 27001 en waarom is het relevant
ISO 27001 is de internationale norm voor informatiebeveiliging. Organisaties die gecertificeerd zijn tonen aan dat zij hun informatiebeveiliging structureel op orde hebben.
Werk je met gevoelige personeelsgegevens, dan is het belangrijk dat je HRM-software of cloudleverancier deze norm hanteert.
Een HR-platform zoals Zoho People maakt gebruik van datacenters met ISO 27001-certificering. Ook binnen het systeem zelf zijn de beveiligingsmaatregelen op dit niveau ingericht: van toegangscontrole en encryptie tot back-up en datalogging.
Wat zijn de voordelen van een digitaal personeelsdossier
Snel en veilig documenten beheren
Geen zoektochten meer in archieflades of mappen. Alles is direct beschikbaar, veilig opgeslagen en alleen zichtbaar voor wie het mag zien.
Tijdwinst voor HR
HR hoeft niet telkens documenten op te vragen of te mailen. Medewerkers kunnen zelf gegevens inzien en downloaden via hun portaal.
Altijd audit-ready
Bij een controle door de Belastingdienst of een AVG-audit heb je alles direct beschikbaar. Inclusief logboeken en toegangsrechten.
Makkelijk samenwerken
Managers kunnen via het systeem gespreksverslagen toevoegen of ontwikkelplannen bijhouden zonder dat HR het werk overneemt.
Veilige opslag volgens wetgeving
Met encryptie, toegang op basis van rol en automatische verwijdertermijnen voldoe je aan de belangrijkste vereisten van de AVG én ISO 27001.
Hoe werkt dit in Zoho People
In Zoho People richt je een volledig digitaal personeelsdossier in per medewerker. Je bepaalt zelf welke categorieën je wilt beheren, wie toegang heeft en welke rechten per rol gelden.
Het systeem houdt alle mutaties bij in een auditlogboek. Ook het uploaden van documenten, instellen van bewaartermijnen en het registreren van toestemmingen (zoals voor medische gegevens) is mogelijk.
Doordat Zoho gebruikmaakt van ISO 27001-gecertificeerde infrastructuur en role-based access, weet je zeker dat jouw personeelsdata veilig is opgeslagen.
Veelgestelde vragen over het digitale personeelsdossier
- Wat is een digitaal personeelsdossier?
Een digitaal personeelsdossier is een centrale, beveiligde omgeving waarin je contracten, loonafspraken, beoordelingen en andere personeelsdocumenten beheert. Alles is direct vindbaar en alleen zichtbaar voor bevoegde personen.
- Hoe helpt een rechten- en rollenstructuur bij privacy?
Je bepaalt wie welke documenten mag zien. Bijvoorbeeld: managers zien alleen beoordelingsformulieren van hun team, HR ziet alles, en medewerkers hebben toegang tot hun eigen gegevens. Elke actie wordt gelogd in een audittrail.
- Hoe voldoe ik met een digitaal dossier aan de AVG?
Een goed HR-systeem slaat alleen noodzakelijke data op, registreert inzage- en wijzigingsacties en respecteert verwijdertermijnen. Medewerkers hebben inzicht in hun eigen dossier en kunnen correcties aanvragen.
- Wat is ISO 27001 en waarom is dit relevant voor HR?
ISO 27001 is de internationale standaard voor informatiebeveiliging. Werk je met gevoelige personeelsgegevens, dan is het belangrijk dat je software en datacenters aan deze norm voldoen. Zo weet je zeker dat alles goed beveiligd is.
- Wat zijn de voordelen van een digitaal personeelsdossier?
Je bespaart tijd, werkt veiliger, bent altijd audit-ready en voldoet aan wetgeving. Medewerkers en managers kunnen zelf gegevens inzien of toevoegen zonder tussenkomst van HR.
- Hoe werkt dit in Zoho People?
In Zoho People beheer je dossiers met toegang per rol, automatische logboeken, instelbare bewaartermijnen en gecertificeerde opslag. Alles is eenvoudig aan te passen aan jouw HR-processen en beveiligingseisen.
- Zijn personeelsgegevens ook veilig bij remote werken?
Ja. Met cloudsoftware zoals Zoho People, die gebruikmaakt van ISO 27001-gecertificeerde datacenters, two-factor authentication en logging, beheer je personeelsdata veilig – ook op afstand.
Conclusie
Een digitaal personeelsdossier helpt je om structuur, veiligheid en overzicht te brengen in het beheer van personeelsgegevens.
Door te werken met een rechten- en rollenstructuur in een beveiligd HR-systeem voldoe je aan de AVG, werk je audit-proof en bespaar je veel tijd in het beheer. Combineer dit met ISO 27001-gecertificeerde software zoals Zoho People en je bent klaar voor professioneel, veilig en toekomstgericht HR-beheer.