De specialist voor op maat gemaakte standaard oplossingen.

Voor HR-professionals, leidinggevenden én medewerkers

Wat is een functioneringsgesprek?

Een functioneringsgesprek is een periodiek gesprek tussen een medewerker en leidinggevende, waarin beide partijen in gesprek gaan over prestaties, samenwerking, werkbeleving en persoonlijke ontwikkeling. Het is niet hetzelfde als een beoordelingsgesprek, waarbij prestaties worden geëvalueerd op basis van meetbare criteria. Een functioneringsgesprek is juist open, tweerichtingsverkeer en toekomstgericht.

Voor HR-professionals is het functioneringsgesprek een cruciaal instrument om medewerkers betrokken en productief te houden. Voor medewerkers biedt het een kans om richting te geven aan hun carrière, ontwikkelbehoeften te bespreken en constructieve feedback te geven én ontvangen.

Het belang van het functioneringsgesprek in de praktijk

Dave Ulrich, een van de meest invloedrijke denkers op het gebied van Human Resources, benadrukt in zijn werk dat goed uitgevoerde functioneringsgesprekken meer impact kunnen hebben op een organisatiecultuur dan een reorganisatie of cultuurcampagne. In een consultancyproject voor een Fortune 500-bedrijf zag Ulrich hoe de CEO zich persoonlijk committeerde aan functioneringsgesprekken met zijn team. Die betrokkenheid straalde door in de hele organisatie, en zorgde voor meetbare verbetering in prestaties én medewerkerstevredenheid.

Een ander voorbeeld komt van Patty McCord, voormalig Chief Talent Officer bij Netflix. Zij stond aan de basis van de beruchte Netflix Culture Deck. Volgens McCord werkt een functioneringsgesprek alleen als het gesprek eerlijk en transparant is. Geen wollige formulieren of vaag geformuleerde doelen, maar duidelijke, resultaatgerichte gesprekken over wederzijdse verwachtingen en werkelijke prestaties.

Voor HR-medewerkers: hoe begeleid je een goed functioneringsgesprek?

Structuur en voorbereiding

Als HR-professional of leidinggevende is het jouw taak om functioneringsgesprekken goed voor te bereiden en te begeleiden. Dat begint bij structuur: wanneer vinden de gesprekken plaats, wat zijn de gespreksonderwerpen, hoe worden resultaten vastgelegd en opgevolgd?

De meeste gesprekken zijn opgebouwd uit de volgende onderdelen:

• Terugblik op de afgelopen periode
• Evaluatie van samenwerking en resultaten
• Bespreking van sterke punten en verbeterpunten
• Toekomstvisie en ontwikkelbehoeften
• Eventuele wensen over beloning of arbeidsvoorwaarden

Zorg voor een veilige sfeer waarin beide partijen vrijuit durven spreken. Train leidinggevenden in gespreksvoering, zoals het stellen van open vragen, actief luisteren en het geven van constructieve feedback.

Laszlo Bock, voormalig Head of People Operations bij Google, beschrijft in zijn boek ‘Work Rules!’ hoe Google medewerkers voorziet van eigen prestatiegegevens en peer feedback voorafgaand aan evaluatiegesprekken. Daardoor komen medewerkers beter voorbereid en met meer eigenaarschap naar het gesprek, wat het gesprek waardevoller maakt voor beide partijen.

Voor medewerkers: hoe bereid je je voor op een functioneringsgesprek?

Als medewerker kun je veel invloed uitoefenen op de uitkomst van je functioneringsgesprek. Goede voorbereiding is cruciaal.

Stap 1: Kijk terug op je prestaties

Vraag jezelf af wat je hebt bereikt. Welke doelen heb je gehaald? Wat ging goed en waar ben je trots op? Verzamel bewijs: e-mails met complimenten, feedback van klanten, resultaten van projecten.

Stap 2: Wees eerlijk over je leerpunten

Laat zien dat je zelfreflectie bezit. Benoem waar je nog in wil groeien of waar je moeite mee hebt. Niet om je kwetsbaar op te stellen, maar om te laten zien dat je gericht bent op ontwikkeling.

Stap 3: Denk na over je toekomst

Welke ambities heb je? Wil je doorgroeien, specialiseren, of juist meer balans? Wat heb je nodig om die richting in te slaan? Denk aan opleidingen, mentoring, meer verantwoordelijkheden of een andere rol.

Stap 4: Bereid je voor op loonsverhoging of secundaire arbeidsvoorwaarden

Onderzoek wat jouw functie gemiddeld verdient in de markt. Kijk naar jouw verantwoordelijkheden, ervaring en prestaties. Als je vindt dat je onderbetaald wordt, onderbouw je verzoek met cijfers én argumenten.

Patty McCord adviseert in haar praktijk om de beloning bespreekbaar te maken, maar altijd te koppelen aan de bijdrage die je levert. Vraag niet wat je ‘verdient’, maar leg uit wat je toevoegt en waarom dat gewaardeerd mag worden.

Slimme vragen om te stellen tijdens het functioneringsgesprek

Goede vragen zorgen voor diepgang in het gesprek en geven blijk van initiatief. Hier zijn enkele voorbeelden:

• Hoe wordt mijn werk door jou en het team ervaren?
• Wat zijn mijn sterke punten volgens jou?
• Waar liggen groeimogelijkheden binnen mijn rol of afdeling?
• Zijn er projecten of taken waar ik meer verantwoordelijkheid in kan nemen?
• Wat zijn de criteria voor salarisverhoging of promotie binnen deze organisatie?
• Welke opleidingen of trainingen raad je aan voor mijn verdere ontwikkeling?
• Hoe kan ik bijdragen aan strategische doelstellingen van het team?

Door dit soort vragen te stellen, toon je niet alleen betrokkenheid, maar positioneer je jezelf ook als iemand die meedenkt en initiatief toont.

Salarisonderhandeling tijdens een functioneringsgesprek

Een functioneringsgesprek is niet per definitie hét moment om over salaris te onderhandelen, maar als de timing goed is en je prestaties sterk zijn, kun je het onderwerp bespreekbaar maken.

Gebruik concrete voorbeelden. Zeg bijvoorbeeld:
“Het afgelopen jaar heb ik met succes project X geleid en doel Y gehaald. Gezien de resultaten, mijn extra verantwoordelijkheden en het marktgemiddelde dat ik onderzocht heb, zou ik graag bespreken of een loonsverhoging passend is.”

Of:
“Ik wil mij graag verder ontwikkelen binnen deze organisatie. Ik denk dat een herwaardering van mijn functie of beloning daarbij een logische stap is, gezien mijn bijdrage het afgelopen jaar.”

Vermijd eisen of ultimatums. Kies voor redelijkheid, zelfvertrouwen en goede timing.

Afspraken vastleggen en opvolgen

Wat tijdens het gesprek wordt afgesproken, moet worden vastgelegd. Niet alleen zodat het niet vergeten wordt, maar ook om commitment te tonen. Het verslag hoeft niet lang te zijn, maar wel concreet: welke acties volgen uit dit gesprek, en wanneer worden ze geëvalueerd?

HR speelt een rol in het borgen van deze afspraken. Denk aan het activeren van ontwikkeltrajecten, coördineren van opleidingen of het bewaken van deadlines.

Conclusie: het functioneringsgesprek als strategisch instrument

Een functioneringsgesprek is veel meer dan een evaluatie. Het is een kans om samen te bouwen aan wederzijds vertrouwen, groei en gezamenlijke doelen.

Voor HR-professionals is het gesprek een kans om verbinding te leggen tussen mens en organisatie. Voor medewerkers is het een kans om regie te nemen over hun loopbaan.

Zoals Dave Ulrich ooit zei: HR levert pas waarde als het bijdraagt aan de prestaties van mensen én organisaties. Het functioneringsgesprek, mits goed gevoerd, is daar het perfecte voorbeeld van.