HR automatiseringen met Zoho

HR automatisering is voor veel organisaties het verschil tussen steeds achter de feiten aanlopen en grip krijgen op je personeel processen. Niet door alles complex te maken, maar door terugkerende stappen slim te standaardiseren. Met Zoho People automatiseer je precies die onderdelen die nu veel tijd kosten: aanvragen, goedkeuringen, reminders, takenlijsten en het netjes vastleggen van data. Zoho+1

Bij Mobile XL bekijken we HR automatisering altijd vanuit één vraag: wat moet een medewerker merken van een goed HR proces? Minder gedoe, sneller antwoord, duidelijkheid. En voor HR betekent het: minder handwerk, minder fouten, meer tijd voor begeleiding en ontwikkeling. Als je eerst wilt zien hoe wij Zoho People positioneren op onze eigen site, kijk dan op Beheer je HR processen slimmer met Zoho People. Mobile XL

Wat HR automatisering in Zoho People concreet betekent

In Zoho People zit automatisering vooral in drie bouwstenen:

• Workflows die starten op een trigger (bijvoorbeeld indiensttreding, aanvraag, statuswijziging) en vervolgens acties uitvoeren zoals mail alerts, checklists, webhooks of custom functions. Zie ook Workflow Automation in Zoho People. Zoho Corporation
• Approvals die je processen netjes langs de juiste manager of rol laten lopen, volledig te automatiseren. Uitleg staat in Approvals overview in Zoho People. Zoho Corporation
• Checklists en taakverdeling, zodat onboarding of offboarding niet afhankelijk is van “wie er toevallig aan denkt”.

Het voordeel is niet alleen snelheid. Het geeft voorspelbaarheid. Iedereen weet wat er gebeurt na een aanvraag, en wanneer.

8 HR processen die je het beste als eerste automatiseert

1) Onboarding die vanzelf loopt

Met de ingebouwde onboarding service kun je een digitale onboarding inrichten met flows, checklists en stappen voor nieuwe medewerkers. Handig om te starten met een standaard flow en daarna uit te breiden met IT en facilitaire taken. Lees hoe Zoho dit zelf uitlegt via Zoho People onboarding software of de handleiding Onboarding Service Overview. Zoho+1
Wil je de Mobile XL insteek zien: Maak indruk met digitale onboarding in Zoho People.

2) Verlofbeheer zonder Excel en losse mailtjes

Zoho People heeft een leave module met policies, saldo, aanvragen en approvals. Daardoor gaat verlof van “ping pong per e mail” naar een strak proces in één scherm. Zie Zoho People Leave Management. Zoho
Bij Mobile XL hebben we dit ook uitgewerkt in Verlof en verzuimbeheer met Zoho People en Verlofbeheer met Zoho People.

3) Verzuim opvolging met reminders en vaste stappen

Ziekmeldingen hebben vaak afhankelijkheden: registratie, opvolging, dossiers, acties voor leidinggevenden. Door dat als workflow te ontwerpen voorkom je dat het blijft hangen in losse notities.

4) Medewerker mutaties met approvals

Adreswijziging, bankrekening, functie, contractverlenging. Dit zijn precies de mutaties waarbij fouten direct pijn doen richting payroll of rapportage. Met approvals en workflow acties borg je dat wijzigingen gecontroleerd en compleet worden doorgezet. Een goede basis hierbij is Zoho’s uitleg over automation in Zoho People. Zoho Corporation

5) Digitale personeelsdossiers met rollen en rechten

Zorg dat documenten automatisch op de juiste plek landen, met de juiste zichtbaarheid per rol. Dat scheelt zoeken, voorkomt dubbel werk en helpt bij compliance. Op onze site sluit dit aan bij Personeelsdossiers voor je HR team.

6) Employee Self Service die echt gebruikt wordt

ESS werkt pas als het duidelijk is waar medewerkers iets regelen en wat de status is. Combineer ESS met automatische bevestigingen en heldere status updates. Zie ook Wat is ESS.

7) Urenregistratie en timesheets

Zoho People bevat timesheets en time tracking. Dat is interessant voor teams met projecten, service uren of interne doorbelasting. Kijk bijvoorbeeld naar Zoho People employee timesheet software. Zoho

8) Integraties met de rest van je landschap

HR staat nooit alleen. Je wilt dat data doorstroomt richting finance, IT, planning of CRM. Zoho People heeft integraties binnen het Zoho ecosysteem en met third party apps. Een startpunt is Zoho People integrations. Zoho
Een concreet voorbeeld is de koppeling met Zoho Books, uitgelegd in Zoho People Zoho Books Integration. Zoho

Belangrijk in Nederland: payroll zit vaak buiten Zoho

Zoho People kan prima je HR kern zijn, maar payroll is in Nederland vaak een apart systeem. Zoho Payroll draait in specifieke land edities (zoals USA, Canada, India en UAE, en er zijn ook GCC gerelateerde edities). Dat kun je nalezen in Zoho’s eigen updates en landpagina’s zoals Zoho Payroll USA announcement en Zoho Payroll Canada. Zoho+1
De praktische aanpak is dan: HR mutaties strak automatiseren in Zoho People en gecontroleerd doorzetten naar je payroll oplossing via integratie, export of middleware. Dat is precies het soort traject waarin Mobile XL meedenkt, omdat het niet alleen om tooling gaat, maar om foutloze processen.

Stappenplan voor HR automatisering met Mobile XL en Zoho People

1. Kies één proces met zichtbare winst
   Onboarding of verlof is meestal de snelste win.
2. Standaardiseer uitzonderingen
   Wie keurt goed, wat zijn uitzonderingen, welke documenten horen erbij.
3. Bouw de workflow en approvals
   Gebruik triggers, mail alerts, checklists en approvals zodat het proces zichzelf uitvoert.
4. Richt ESS logisch in
   Maak het voor medewerkers en managers simpel: één plek, duidelijke status, snelle acties.
5. Integreer pas als het proces staat
   Eerst stabiel, dan koppelen. Anders automatiseer je onduidelijkheid over systemen heen.
6. Meet en verbeter per kwartaal
   Denk aan doorlooptijd onboarding, aantal HR mails, correcties op mutaties, en tevredenheid.