Webformulieren zijn een eenvoudige maar krachtige manier om klantvragen, klachten of verzoeken te verzamelen. In plaats van losse e-mails of telefoontjes biedt een goed formulier structuur en duidelijkheid. Met de webformulierfunctie van Zoho Desk kun je formulieren maken die direct gekoppeld zijn aan je ticketsysteem. Hierdoor komt elke inzending automatisch op de juiste plek terecht en bespaar je tijd bij de verwerking.
Eenvoudig formulieren maken en beheren
In Zoho Desk ontwerp je webformulieren via een intuïtieve editor. Je kiest zelf welke velden zichtbaar zijn, zoals naam, e-mailadres, onderwerp en prioriteit. Ook kun je extra velden toevoegen voor specifieke informatie, bijvoorbeeld het type probleem of het serienummer van een product.
De formulieren kunnen eenvoudig worden geïntegreerd in je website door middel van een insluitcode. Zodra een klant het formulier invult, wordt er automatisch een ticket aangemaakt in Zoho Desk. Dat betekent dat geen enkel verzoek meer handmatig hoeft te worden overgenomen.
Automatische ticketverwerking
Een groot voordeel van webformulieren in Zoho Desk is dat je processen kunt automatiseren. Je kunt instellen dat inzendingen automatisch worden toegewezen aan een specifieke afdeling of medewerker op basis van categorie of onderwerp.
Een voorbeeld: alle formulieren die binnenkomen via het onderdeel ‘technische ondersteuning’ kunnen direct naar het IT-team worden gestuurd, terwijl vragen over facturen automatisch bij Finance terechtkomen. Zo blijft de workflow overzichtelijk en efficiënt.
Consistente communicatie met klanten
Wanneer een formulier is verzonden, ontvangt de klant automatisch een bevestigingsmail met een uniek ticketnummer. Zo weet de klant dat de vraag goed is ontvangen en wanneer een reactie kan worden verwacht.
Ook intern helpt dit bij consistentie. Medewerkers kunnen direct de juiste context zien, inclusief alle informatie die de klant heeft ingevuld. Dat voorkomt vervolgvragen en versnelt de afhandeling.
Rapportage en optimalisatie
Zoho Desk houdt bij hoeveel formulieren worden ingevuld, welke onderwerpen het vaakst voorkomen en welke afdelingen de meeste verzoeken ontvangen. Deze data helpt om veelgestelde vragen te identificeren en de kennisbank of automatiseringsregels verder te verbeteren.
Door inzicht te krijgen in trends kun je sneller reageren op terugkerende problemen en de klantenservice structureel verbeteren.
Conclusie
Met webformulieren in Zoho Desk wordt het verzamelen van klantinformatie eenvoudiger, sneller en betrouwbaarder. Door automatisering, duidelijke structuur en directe ticketkoppeling verbeter je niet alleen de interne workflow maar ook de klantervaring. Zo wordt elke inzending een kans om beter te helpen.
- Wat zijn webformulieren in Zoho Desk?
Webformulieren zijn online formulieren waarmee klanten hun vragen of verzoeken kunnen indienen. Deze worden automatisch omgezet naar tickets in Zoho Desk.
- Kan ik mijn eigen velden toevoegen aan webformulieren?
Ja. Je kunt velden aanpassen of toevoegen, zodat klanten precies de informatie geven die je nodig hebt voor een snelle afhandeling.
- Worden webformulieren automatisch toegewezen aan afdelingen?
Ja. Met automatiseringsregels kun je instellen dat tickets op basis van onderwerp of categorie automatisch naar de juiste afdeling gaan.
- Ontvangen klanten een bevestiging na het invullen van een formulier?
Ja. Zoho Desk stuurt automatisch een bevestiging met een uniek ticketnummer zodat klanten weten dat hun vraag is ontvangen.
- Kan ik rapportages maken over formulierinzendingen?
Ja. Je kunt analyseren hoeveel formulieren worden ingevuld, welke onderwerpen populair zijn en waar de meeste vragen vandaan komen.