Verlof- en verzuimregistratie is de basis van elk goed georganiseerd HR-beleid. Het gaat verder dan alleen het bijhouden van vakantiedagen of ziekmeldingen. Het draait om overzicht, naleving van wetgeving, kostenbeheersing en het optimaliseren van personeelscapaciteit.
In deze blog leggen we uit wat verlof- en verzuimregistratie precies betekent, waarom het cruciaal is voor je organisatie én hoe je met workflowautomatisering en software zoals Zoho People dit proces efficiënter maakt.
Wat is verlof- en verzuimregistratie
Verlof- en verzuimregistratie is het proces waarbij een organisatie de afwezigheid van medewerkers registreert en beheert. Het omvat:
- Het registreren en goedkeuren van verlofaanvragen
- Het bijhouden van verlofsaldi zoals vakantie- en ADV-uren
- Het vastleggen van ziekmeldingen en de duur van het verzuim
- Het begeleiden van re-integratieprocessen
Zonder een goed systeem ontstaat er al snel ruis. Denk aan vergeten goedkeuringen, onjuiste saldi of gemiste meldingen bij langdurige ziekte.
Waarom is het belangrijk
Naleving van wet- en regelgeving
Een correcte registratie is wettelijk verplicht. Werkgevers zijn verantwoordelijk voor het verwerken van verlof en verzuim volgens de Wet arbeid en zorg en de Wet verbetering poortwachter.
Efficiënte planning
Door actueel inzicht in aanwezigheid kun je teams beter inzetten, vakanties beter plannen en werkdruk beter verdelen.
Kostenbeheersing
Verzuim kost geld. Denk aan loondoorbetaling, vervanging en productiviteitsverlies. Een goed systeem helpt deze kosten inzichtelijk en beheersbaar te maken.
Inzicht en preventie
Rapportages over verzuim en verlofpatronen geven signalen over werkdruk, gezondheid en welzijn binnen je organisatie.
Workflowautomatisering in verlof en verzuim
Moderne HRM-oplossingen zoals Zoho People maken het mogelijk om dit hele proces te automatiseren. Denk aan:
- Digitale verlofaanvragen en goedkeuringsflows
- Automatische ziekmeldingen met triggers naar HR of leidinggevenden
- Herinneringen voor opvolging, WVP-termijnen en re-integratiestappen
- Inzicht in openstaande verlofsaldi en verzuimpercentages
- Rapportages per medewerker, team of periode
- Koppelingen met je verloningssysteem (zoals Nmbrs of Loket.nl)
Met Zoho People kun je als HR-afdeling alles centraal beheren en tegelijk medewerkers eigenaarschap geven over hun eigen aanvragen en gegevens.
Waarom kiezen voor Zoho People
Zoho People is een krachtige en toegankelijke HRM-oplossing die uitblinkt in:
- Volledige automatisering van HR-workflows
- Integratie met salarissoftware zoals Nmbrs, Loket.nl en Exact
- Duidelijke dashboards voor medewerkers én managers
- Mobiele toegang voor verlofaanvragen, meldingen en rapportages
- Flexibele inrichting voor kleine én snelgroeiende organisaties
In tegenstelling tot tools die zich puur richten op uren en verzuim, is Zoho People onderdeel van een complete suite waarmee ook performance management, onboarding en personeelsdossiers beheerd kunnen worden.
Hoe verhoudt Zoho People zich tot andere oplossingen
Er zijn meerdere oplossingen op de markt, zoals Gripp, Personio, Nmbrs en Shiftbase. Deze richten zich vaak op specifieke doelgroepen zoals projectorganisaties, bouw, horeca of dienstverleners. Waar Gripp bijvoorbeeld sterk is in projectplanning en budgetcontrole, biedt Zoho People juist brede HR-functionaliteit, automatisering en internationale schaalbaarheid.
Zoho People is ideaal voor organisaties die:
- Meer willen dan alleen verlof- en verzuimbeheer
- Koppelingen zoeken met bestaande IT- en salarisomgeving
- Klaar willen zijn voor groei, hybride werken of internationale medewerkers
- Wat is het verschil tussen verlofregistratie en verzuimregistratie?
Verlofregistratie gaat over gepland afwezig zijn, zoals vakantiedagen of ouderschapsverlof. Verzuimregistratie gaat over ongeplande afwezigheid door ziekte of ongevallen.
- Is het verplicht om verzuim te registreren?
Ja. Werkgevers zijn verplicht om ziekmeldingen vast te leggen, op te volgen en eventueel door te geven aan arbodiensten en het UWV.
- Hoe werkt een geautomatiseerde workflow bij verlof?
Een medewerker vraagt verlof aan via het portaal. De leidinggevende krijgt automatisch een notificatie, keurt goed (of niet) en het systeem past het saldo automatisch aan.
- Welke gegevens moet ik bewaren bij verzuim?
Denk aan de eerste ziektedag, de verwachte duur, meldingen aan arbodiensten, WVP-acties en re-integratiedocumentatie. Zoho People helpt dit gestructureerd vast te leggen.
- Kan ik rapportages maken over verzuim?
Ja. In tools als Zoho People kun je rapporteren op individueel, afdelings- of organisatieniveau. Je ziet verzuimpercentages, trends en kosten in één oogopslag.
- Wat gebeurt er met feestdagen?
Feestdagen kunnen automatisch verrekend worden met het rooster. Dit voorkomt fouten bij het opbouwen en afboeken van verlofuren.
- Wat is de rol van salarissoftware in dit proces?
Bij ziekte of onbetaald verlof moet de salarisverwerking worden aangepast. Door integraties met tools zoals Nmbrs of Exact gebeurt dit automatisch zonder dubbele invoer.