De specialist voor op maat gemaakte standaard oplossingen.

KPI staat voor Key Performance Indicator. In het Nederlands noemen we het ook wel een kritieke prestatie-indicator. Een KPI is een meetbaar gegeven waarmee je kunt beoordelen of je op koers ligt om je doelstellingen te behalen.

Het helpt je om concreet te maken wat succes betekent voor een bepaald proces of project. In plaats van te zeggen dat iets “goed moet gaan”, geef je met een KPI aan wat dat precies betekent in cijfers.

Waarom zijn KPI’s belangrijk

KPI’s geven richting. Ze maken prestaties meetbaar en geven inzicht in wat goed gaat en wat beter kan. Voor teams, afdelingen of volledige organisaties zorgen KPI’s voor:

• duidelijkheid over doelstellingen
• focus op wat echt belangrijk is
• tijdige signalen als je van koers raakt
• onderbouwing voor beslissingen
• betere samenwerking door gezamenlijke doelen

Door KPI’s slim in te zetten, kun je sturen op resultaat in plaats van op onderbuikgevoel.

Hoe kies je goede KPI’s

Niet elke meting is automatisch een goede KPI. Een goede KPI is:

• Specifiek: hij meet een concreet resultaat
• Meetbaar: de data zijn beschikbaar en betrouwbaar
• Relevant: hij zegt iets over jouw doel of strategie
• Tijdgebonden: er zit een duidelijke termijn aan verbonden

Voorbeelden van veelgebruikte KPI’s zijn:

• Omzet per maand
• Klanttevredenheidsscore
• Aantal nieuwe klanten per kwartaal
• Percentage klachten opgelost binnen 48 uur
• Ziekteverzuim in procenten

10 voorwaarden voor een goede KPI

KPI’s, oftewel Key Performance Indicators, zijn krachtige instrumenten om prestaties te meten en doelgericht te sturen. Maar niet elke KPI is even bruikbaar of effectief. Een goede KPI is meer dan alleen een meetbare waarde. Het is een signaal, een stuurinstrument en een bron van inzicht.

Hieronder lees je de tien essentiële voorwaarden voor een goede KPI, uitgelegd in heldere, indexeerbare taal.

1. De KPI is direct gekoppeld aan een concreet doel

Een goede KPI staat nooit op zichzelf. Hij is altijd verbonden met een duidelijke doelstelling van de organisatie of afdeling. Zonder doel heeft een KPI geen richting en geen betekenis.

2. De KPI is meetbaar en gebaseerd op betrouwbare data

Zorg dat de KPI meetbaar is met behulp van data die accuraat en consequent beschikbaar is. Vermijd subjectieve schattingen of onvolledige bronnen.

Een KPI zonder betrouwbare meting leidt tot verkeerde conclusies.

3. De KPI is specifiek en ondubbelzinnig

Vermijd vage formuleringen. Een goede KPI is concreet, bijvoorbeeld:
“Percentage klachten opgelost binnen 48 uur” in plaats van “klantgerichtheid verbeteren”.

4. De KPI is tijdsgebonden

Een KPI moet gebonden zijn aan een tijdseenheid: per dag, week, maand of kwartaal. Alleen zo kun je trends herkennen en tijdig bijsturen.

5. De KPI is haalbaar én ambitieus

Een KPI moet realistisch zijn binnen de context van je team of organisatie, maar ook voldoende uitdaging bieden. Te makkelijke of onhaalbare KPI’s verliezen hun waarde.

6. De KPI is relevant voor de gebruiker

Zorg dat de KPI past bij de verantwoordelijkheden van degene die hem gebruikt. Een KPI voor het verkoopteam is anders dan een KPI voor de klantenservice.

7. De KPI stimuleert gewenst gedrag

Een goede KPI zet aan tot de juiste acties. Als een KPI leidt tot ongewenste neveneffecten (zoals het negeren van klanttevredenheid om targets te halen), dan moet je de KPI herzien.

8. De KPI is eenvoudig te begrijpen

Iedereen die met de KPI werkt, moet begrijpen wat hij meet, hoe hij wordt berekend en waarom hij belangrijk is. Vermijd complexe definities of verborgen berekeningen.

9. De KPI is vergelijkbaar in de tijd

Zorg dat je de KPI op een consistente manier kunt volgen over meerdere perioden. Alleen dan kun je trends, verbeteringen of achteruitgang goed analyseren.

10. De KPI draagt bij aan besluitvorming

De beste KPI’s geven aanleiding tot actie. Ze maken inzichtelijk wanneer er moet worden bijgestuurd, waar knelpunten liggen en waar kansen zitten.

KPI’s en datatools zoals Zoho People

Veel organisaties gebruiken software om hun KPI’s bij te houden. Tools zoals Zoho People helpen je bijvoorbeeld om HR-gerelateerde KPI’s automatisch te meten en te analyseren. Denk aan:

• tijdige afronding van functioneringsgesprekken
• verlooppercentage per kwartaal
• gemiddelde tijd tot invulling van vacatures
• deelname aan trainingen

Zo kun je als HR-afdeling niet alleen reactief werken, maar ook strategisch meedenken met de organisatie.

Tot slot

Een KPI is meer dan alleen een getal op een rapport. Het is een instrument om doelgericht te werken, problemen eerder te signaleren en successen zichtbaar te maken. Door duidelijke KPI’s te formuleren en regelmatig te evalueren, houd je grip op je prestaties en werk je elke dag een stap dichter bij je doel.