De specialist voor op maat gemaakte standaard oplossingen.

Verlof- en verzuimregistratie is voor elke organisatie een essentieel onderdeel van het personeelsbeheer. Niet alleen omdat je verplicht bent om het bij te houden, maar ook omdat het directe impact heeft op de inzetbaarheid, werkdruk en loonkosten. In deze blog lees je wat verlof- en verzuimregistratie precies inhoudt, waarom het belangrijk is en hoe je het met workflowautomatisering slim kunt inrichten.

Wat is verlof- en verzuimregistratie

Verlof- en verzuimregistratie houdt in dat je alle afwezigheden van medewerkers nauwkeurig bijhoudt, zowel gepland als ongepland. Dat omvat onder meer:

• Vakantiedagen en ADV-uren
• Ziekteverzuim (kort en langdurig)
• Ouderschapsverlof of bijzonder verlof
• Re-integratietrajecten en herstelmeldingen

Een goede registratie geeft niet alleen inzicht in wie wanneer afwezig is, maar vormt ook de basis voor een correcte verloning, wettelijk verzuimbeheer en strategische personeelsplanning.

Waarom is registratie belangrijk

Een foutieve of onvolledige registratie kan leiden tot misverstanden, foutieve loonbetalingen of zelfs juridische problemen. Daarnaast helpt inzicht in verlof- en verzuimgegevens bij:

• Het voorkomen van overbelasting binnen teams
• Het signaleren van terugkerende patronen of knelpunten
• Tijdige en correcte verzuimmeldingen bij verzekeraars of UWV
• Inzicht in openstaande saldo’s en wettelijke opbouw

Kortom, accurate registratie is niet alleen administratief noodzakelijk, maar draagt bij aan duurzame inzetbaarheid en goed werkgeverschap.

Verlof en verzuim automatiseren met workflows

Steeds meer organisaties stappen af van Excel-sheets en handmatige planningen en kiezen voor geautomatiseerde workflows. Daarmee worden aanvragen, goedkeuringen en opvolging volledig digitaal én volgens vaste processen afgehandeld.

Een geautomatiseerde verlof- en verzuimworkflow bevat onder andere:

• Digitaal aanvragen van verlof via het medewerkersportaal
• Automatische notificaties naar leidinggevenden
• Goedkeuringsflows met vervangingsinzicht
• Ziekmeldingen met triggers voor HR en verzuimbegeleiders
• Geautomatiseerde re-integratiefasen met vaste deadlines
• Realtime inzicht in saldi en verzuimpercentages
• Automatische verwerking in de salarisadministratie

Door deze stappen te automatiseren bespaar je tijd, voorkom je fouten en voldoe je aan alle wettelijke vereisten.

Koppeling met salarissoftware en HR-systemen

Een groot voordeel van workflowautomatisering is de integratie met bestaande HR- en salarissystemen. Werk je bijvoorbeeld met Nmbrs, Loket.nl of Exact? Dan kun je verzuimgegevens automatisch doorsturen naar de salarisadministratie, waardoor verloning altijd klopt bij ziekte of onbetaald verlof.

Ook zie je direct het actuele verlofsaldo per medewerker en kun je rapportages genereren over verzuim per afdeling, maand of type verzuim. Dit helpt bij stuurinformatie en HR-analyses.

Voor wie is geautomatiseerde registratie interessant

Geautomatiseerde verlof- en verzuimregistratie is met name waardevol voor:

• MKB’s met groeiende personeelsbestanden
• HR-teams die tijd willen besparen en fouten willen voorkomen
• Organisaties met veel flexibele arbeid of ploegendiensten
• Bedrijven die willen voldoen aan de Wet verbetering poortwachter
• Leidinggevenden die realtime willen sturen op aanwezigheid en planning

Conclusie

Verlof- en verzuimregistratie hoeft geen handmatig, foutgevoelig proces te zijn. Met workflowautomatisering leg je een stevige basis onder je HR- en verloningsprocessen. Je houdt grip op afwezigheid, bespaart kostbare tijd en voorkomt verrassingen in de loonadministratie.

Wil je weten hoe jouw organisatie dit slim kan inrichten met triggers, meldingen en rapportages? Neem contact op of vraag een demo aan van onze oplossingen voor geautomatiseerd HR-beheer.

• Wat is het verschil tussen verlofregistratie en verzuimregistratie?

  Verlofregistratie gaat over gepland afwezig zijn, zoals vakantiedagen of ouderschapsverlof. Verzuimregistratie gaat over ongeplande afwezigheid door ziekte of ongevallen.

• Is het verplicht om verzuim te registreren?

  Ja. Werkgevers zijn verplicht om ziekmeldingen vast te leggen, op te volgen en eventueel door te geven aan arbodiensten en het UWV.

• Hoe werkt een geautomatiseerde workflow bij verlof?

  Een medewerker vraagt verlof aan via het portaal. De leidinggevende krijgt automatisch een notificatie, keurt goed (of niet) en het systeem past het saldo automatisch aan.

• Welke gegevens moet ik bewaren bij verzuim?

  Denk aan de eerste ziektedag, de verwachte duur, meldingen aan arbodiensten, WVP-acties en re-integratiedocumentatie. Zoho People helpt dit gestructureerd vast te leggen.

• Kan ik rapportages maken over verzuim?

  Ja. In tools als Zoho People kun je rapporteren op individueel, afdelings- of organisatieniveau. Je ziet verzuimpercentages, trends en kosten in één oogopslag.

• Wat gebeurt er met feestdagen?

  Feestdagen kunnen automatisch verrekend worden met het rooster. Dit voorkomt fouten bij het opbouwen en afboeken van verlofuren.

• Wat is de rol van salarissoftware in dit proces?

  Bij ziekte of onbetaald verlof moet de salarisverwerking worden aangepast. Door integraties met tools zoals Nmbrs of Exact gebeurt dit automatisch zonder dubbele invoer.